Achtung! Rutschgefahr bei der Einführung eines PIM-Systems – 11 typische Fehler, die ich bei Kunden gesehen habe

1) Ohne fehlende Zielsetzung starten: Alle machen PIM, dann machen wir das jetzt auch.

Die Spannbreite von PIM-Projekten ist groß: Der Aufbau einer zentralen, einheitlichen Quelle für Produktinformationen. Die Messung und Verbesserung der Qualität von Pro­duktinformationen. Die Anbindung eines Stammdatenpools als Datenbereitsteller oder Datenempfänger. Die Versorgung einer Webseite oder eines Web Shops mit Produkt­informationen. Die Ausleitung von Produktinformationen in einen Print-Katalog. Und viele mehr …
=> PIM für sich alleine schafft keinen Mehrwert! Der Mehrwert entsteht bei der Nutzung der Produktinformationen. Eine ROI-Betrachtung muss immer die nutzenden Geschäftsprozesse mit betrachten.

Eine fehlende Zielsetzung führt uns direkt zum nächsten Punkt …

2) Zuerst eine PIM-Software kaufen und sich dann Gedanken machen, über Zielsetzung, Prozesse und Organisation, und/oder über die Anforderungen und Einbettung in die vorhandene Infrastruktur.

Die Anforderungen an das PIM-System wird durch verschiedenste Einflussfaktoren bestimmt: 1.000 Produkte zur Weitergabe an Händler pflegen, 10.000 Produkte für einen Print-Katalog oder 100.000 Produkte für einen Online Shop bereitstellen. „Einfache“ Produkte oder komplexe technische Produkte pflegen. Produkte für einen Zielmarkt in einem kleinen lokalen Team oder in einer globalen Organisation, verteilt über verschiedene Länder, in 28 Sprachen, pflegen. Produktinformationen mit einem Stammdaten-Pool austauschen.
Habe ich Know-how und Infrastruktur für einen verlässlichen produktiven Betrieb des Systems? Ist der Hersteller des PIM-Systems in der Lage meine globale Organisation zu unterstützen?
=> Das Vorgehen ist: Zielsetzung, Anforderungen, Auswahlprozess

3) Im Auswahlprozess für das PIM-System 90 Software-Anbieter ansprechen.

Die Kommunikation mit 90 Anbietern per Email oder Telefon, genauso wie die Pflege von Fragenkatalogen und Auswertungen der erhaltenen Antworten, wird eine Person für längere Zeit in Anspruch nehmen. Danach haben Sie einen umfangreichen Marktüberblick. Das ist aber nicht ihr Ziel – sie möchten eine PIM-System finden, das ihren Anforderungen genügt.
=> Überlassen sie den Marktüberblick den Experten und stellen Sie eine handhabbare Liste für Sie genauer zu betrachtender PIM-System zusammen.

4) Das vorhandene SAP-System nicht anbinden.

Die Argumente für die Nicht-Anbindung sind typischerweise Kompliziert“ oder wahlweise Aufwändig“. Bei einer initialen Produktanlage in SAP, führt das aber zu manuellen Folgeaktivitäten – die Produkte müssen im PIM-System dann ebenfalls angelegt und gepflegt werden.
Die parallel gepflegten Systeme neigen über die Zeit dazu, sich auseinander zu entwickeln, die Produktbestände sind unterschiedlich, genauso wie die Inhalte.
=> Binden sie ihr SAP-System an ihr PIM-System an: Keine manuelle Doppelerfassung von Produktinformationen!

5) Die Datenhoheit zwischen Systemen nicht klar abgrenzen. Versteckte Datenqualitätsprobleme nicht lösen, sondern verschieben.

Zitat aus einem Projekt Die Abmessungsdaten in SAP sind meistens falsch. Wir importieren die zwar, legen aber zusätzliche Attribute hierfür an und pflegen sie dann im PIM korrekt“. Statt das eigentliche Problem zu lösen, wird ein Workaround ins PIM-System implementiert, der in vielen Fällen zusätzlich auf Produkt-Know-how von Einzelpersonen aufbaut. Und wir haben wieder das Thema der manuellen Mehrfacherfassung von Produktinformationen!
=> Legen Sie klar fest, woher welche Attribute kommen und wo sichergestellt werden muss, das die erfassten Daten qualitativ gut sind.

6) Vor der Inbetriebnahme nicht aufräumen, sondern einfach alle vorhandenen Daten übernehmen.

Hier findet man zwei Ausprägungen: 1) Wir importieren die gesamte Produktmenge, weil die Bereinigung zu aufwändig ist“, mit der Folge, das 1 Million Produkte importiert werden, wovon 600.000 Produkte Duplikate und ältere, nicht mehr relevante Versionen sind. Und 2) Die Abmessungen haben wir bis zum Zeitpunkt x als Freitext gepflegt und danach in strukturierter Form, das müssen wir beides ins neue System übernehmen“, mit der daraus resultierenden unterschiedlichen Datenqualität und der Notwendigkeit, verschiedene Mechanismen für gleiche Attribute umsetzen zu müssen.
=> Nutzen sie die Chance zur Datenbereinigung: Das PIM-System muss eine saubere Basis für Folgeprojekte darstellen!

7) Ein PIM-System einführen, aber die Prozesse und Organisation nicht anpassen.

Dieser Punkt adressiert ein ähnliches Thema wie Punkt 4). Als Beispiel, die Artikelanlage oder den Listungsprozess auf Basis eines bestehenden Excel-gestützten Prozesses beibehalten und stattdessen Material für diesen manuellen Prozess beisteuern: Also Excel-Dateien aus dem neuen PIM-System generieren. Mit allen Gefahren, die sich daraus ergeben: „Neue Excel-Version / Spalte gelöscht / Daten versehentlich überschrieben“ und die generierte Datei ist nicht mehr verwendbar oder gar fehlerhaft.
Es geht noch schlimmer: Daten aus dem PIM-System für Folgeprozesse abtippen.
=> Integrieren Sie das PIM-System in ihre Prozesse und ihre Organisation – justieren sie diese wo es sinnvoll und nötig ist.

8) Eine technische Lösung implementieren, aber Dokumentation, Schulung und dass Change-Management vernachlässigen.

PIM ist ein reines IT-Projekt – falsch: Es geht nicht einfach um eine zentrale Datenbank für Produktinformationen, es gibt Berührungspunkte mit den meisten Unternehmensbereichen, z.B. Einkauf, Marketing, Vertrieb, Produktmanagement, IT, Online Shop-Team, Printkatalog-Erstellung … jeder Bereich ist in unterschiedlicher Weise und Intensität von der Einführung eines PIM-Systems und der nachfolgenden Nutzung betroffen.
=> Sehen Sie angemessene Dokumentation und Schulung für die verschiedenen Nutzer vor. Und begleiten Sie die Veränderungsprozesse. Der Mensch als „Gewohnheitstier“ steht in der Regel Veränderungen skeptisch gegenüber (Quelle „Wikipedia“).

9) Die „allumfassende und perfekte Lösung“ implementieren.

Das Datenmodell im allumfassenden und perfekten Projekt enthält eine Vielzahl von Attributen um allen Eventualitäten gerecht zu werden. Eine Vielzahl von Codelisten, um Datenqualität und ein hohes Maß an Struktur zu erreichen. Aber entspricht dies dem Anwendungsfall? Muss ich einen technischen Spezifikations­katalog füllen, oder nur einen Online Shop mit den Kerninformationen versorgen, die für meine Kunden kaufrelevant sind? Welcher Aufwand entsteht durch diese umfang­reiche Pflege von Produktinformationen? Bei umfangreichen Produktmengen wird der nötige Aufwand schnell zum Killer.
Funktioniert die Realität, so wie mein perfektes Datenmodell das vorgibt, bekomme ich bestimmte Daten beispielsweise in Form von Codes oder muss ich die Codelisten meines Datenmodells permanent anpassen und ergänzen – und was bedeutet das für die angebundenen Folgesysteme?
=> Starten Sie das PIM-Projekt fokussiert, berücksichtigen Sie aber zukünftig nötige Erweiterungen in ihrer Software-Architektur.

10) Flexibilität vernachlässigen.

Die Welt ändert sich, die Umgebung in der das PIM-System eingesetzt wird genauso. Das Datenmodell, das heute definiert wurde, benötigt morgen bereits eine Erweiterung. Dies ist unabhängig davon, ob das einen internen Auslöser hat, z.B. der erweiterte Informationsbedarf für die Darstellung einer neuen Produktgruppe im Online-Shop oder Produktkatalog oder einen äußeren Auslöser, z.B. der Release-Update des GDSN-Datenmodells für die Synchronisierung der Produktdaten mit den Händlern.
Hier lohnt es sich einen Blick darauf zu haben, wie viel wurde in einem System ausprogrammiert oder durch Konfiguration justiert, wie viele Komponenten sind betroffen, z.B. eine Datenbank, verschiedene Import- und Exportroutinen, evtl. muss in der PIM-Software selbst etwas angepasst werden … was kostet jede Anpassung damit zukünftig?
=> Nochmals: Berücksichtigen Sie die zukünftigen Erweiterungen in ihrer Software-Architektur.

11) Die Konfiguration des Systems nicht zu versionieren.

Ein System, das interaktiv, z.B. mit Hilfe einer graphischen Benutzeroberfläche konfiguriert wird, hat Vorteile: Es ist leicht zu bedienen, auch Benutzer ohne tiefere IT-Kenntnisse sind in der Lage das System einzurichten. Aber wenn es keine Möglichkeit gibt die darüber vorgenommenen Einstellungen zu exportieren und wieder zu importieren, wird die Pflege oder ein größeres Update des Systems zum Risiko. Jeder Klick, jede Eingabe muss manuell wiederholt werden. Da kann es zum Konzentrations­spiel werden, wenn man mehrere hundert Attribute mehrfach eingeben muss.
=> Archivieren und versionieren sie die Konfiguration des PIM-Systems um eine saubere Wiederherstellbarkeit sicherzustellen.

Sie wollen mehr über die Möglichkeiten bei der Einführung eines PIM Systems erfahren? Dann kontaktieren Sie mich gerne oder schauen einfach mal auf unserer Seite PIM Ausschreibung vorbei.