Warum das Management von Stammdaten mit der richtigen Software doch sexy ist

Die elektronische Stammdatensynchronisation zwischen Industrie und Handel stellt Unternehmen in der Regel vor große Herausforderungen.

Anhand eines konkreten Implementierungsbeispiels möchte ich einmal die typischen Probleme auf Seite der Industrie darstellen, denen ich in meiner Beratungspraxis nahezu täglich begegne.

Die Anforderungen an die Datenqualität, die ein Hersteller heute seinen Handelspartnern zur Verfügung stellen muss, steigen oft so schnell, dass es sehr schwierig ist mit diesen Entwicklungen Schritt zu halten. So hat z.B. die LMIV einen unserer Kunden vor ganz massive Probleme gestellt.

Wo sind die Stammdaten gespeichert?

Bei diesem Kunden war es so, dass die Produktinformationen (Bezeichnungen, Abmessungen, Gewichte, etc.) über mehrere Systeme verteilt vorlagen. Aber die Informationen, die durch die LMIV nun verpflichtend gefordert wurden, lagen bisher größtenteils gar nicht vor und konnten in der Warenwirtschaft auch nicht gespeichert werden.

Um eine automatisierte Versorgung des GDSN sicherzustellen, wäre hier nur die sehr kostspielige Erweiterung der Warenwirtschaft übrig geblieben. Neue Attribute hätten in das bestehende System eingebaut werden müssen und auch die Schnittstelle ins GDSN hätte entsprechend erweitert werden müssen. Beides wäre sehr zeitaufwändig und kostenintensiv gewesen. Aufgrund dieser Kosten, der zur Verfügung stehenden Kapazitäten und des Zeitdrucks der LMIV war diese Option nicht denkbar.

Alternativ hätte der Kunde seine Produktinformationen manuell im GDSN Datenpool erfassen können, was zwar auf der einen Seite viel Geld gespart hätte, aber auf der anderen Seite auch keine ernstzunehmende Option war – Zeitaufwand, Kapazitäten und Fehleranfälligkeit bei der manuellen Bearbeitung waren hierfür klare K.O.-Kriterien.

Wer ist für die Datenpflege und Freigabe verantwortlich?

Wie bei fast allen Unternehmen war auch bei unserem Kunden die Verantwortung für die Stammdaten über mehrere Bereiche verteilt: Marketing, Vertrieb, Logistik, Produktmanagement und Qualitätskontrolle. Aber nicht nur die Verantwortung war verteilt, auch die Stammdaten waren in unterschiedlichen Systemen gespeichert, so dass keine zentrale Sicht auf komplette Stammdatensätze möglich war.

Die wesentlichen Herausforderungen waren also eine effektive Steuerung und Koordination der Verantwortlichen, das Bereitstellen und ggf. Generieren aller benötigter Stammdaten und die Konsolidierung der verteilten Daten zu einheitlichen, zentralen Datensätzen.

Strategie, Verantwortung, Prozesse, IT

Wie konnten diese Probleme nun gelöst werden? Vor allem waren die Fragen des Kunden: Welche Software unterstützt unsere MDM Strategie? Wie können wir – softwareunterstützt – unsere MDM Prozesse optimieren? Welche Lösung bietet einem Verantwortlichen die Möglichkeit, die Bearbeitung von Produktinformationen zu kontrollieren und zu steuern? Welche Software unterstützt eine gemeinsame Bearbeitung von Datensätzen? Welche Lösung kennt bereits die Anforderungen des Handels, so dass der Bearbeiter direkt auf fehlende Informationen hingewiesen wird?

Und die wohl größte Sorge war: Ist eine MDM Lösung, die all diese Features beinhaltet, denn überhaupt bezahlbar?

SyncManager_Blog

 

Die Lösung: SyncManager von LANSA

Wir konnten unseren Kunden dann letztlich durch die Einführung von SyncManager unterstützen, einer kollaborativen, cloudbasierten Multi-Domain MDM Software. Diese Lösung ist selbst für kleine Unternehmen erschwinglich, hochflexibel und bietet gleichzeitig alle Funktionalitäten, die man sonst nur von extrem teuren PIM Systemen kennt – und diese im Leistungsumfang sogar noch übertrifft.

Wir haben eine Integration der bestehenden Warenwirtschaft umgesetzt, um Datensätze voll automatisiert im SyncManager anzulegen. Die LMIV relevanten Informationen liegen in einer Excel-Datei vor. Wir haben ein individuelles Mapping der Attribute umgesetzt, so dass nun Datensätze durch den Import dieser Excel-Datei um die fehlenden Informationen angereichert werden können. SyncManager ist jetzt der zentrale Speicherort für konsolidierte, vollständige und qualitativ hochwertige Datensätze.

Datenqualitätsprüfung im SyncManager

SyncManager arbeitet mit flexiblen, austauschbaren Datenmodellen. Da kein starres Datenmodell vorgegeben ist, kann SyncManager in wirklich jeder Branche eingesetzt werden.

Das Datenmodell, das unser Kunde jetzt benutzt, enthält bereits alle Validierungsregeln, um die Vollständigkeit hinsichtlich der LMIV Anforderungen zu prüfen. So ist es leicht, die geforderte hohe Datenqualität zu erreichen. Und damit entfallen in den meisten Fällen dann Rückmeldungen und Rückfragen durch den Handel, was wiederum für alle Beteiligten Zeit spart.

Zusammenarbeit, Kommunikation und Workflows

Für die typischen, routinemäßigen Arbeitsabläufe konnten Workflows im SyncManager eingerichtet werden. So wird nun jeder Sachbearbeiter automatisch informiert, sobald er im Prozess „an der Reihe“ ist.

Für Aufgaben, die außerhalb des definierten Workflows durchgeführt werden müssen, kann der MDM Verantwortliche für jeden weiteren Benutzer Aufgaben erstellen und zuteilen, der Sachbearbeiter wird automatisch informiert, so dass keine Aufgabe mehr unnötig lange unbearbeitet bleibt.

Und die integrierte Chat Funktion macht es dann noch leicht, sich innerhalb der SyncManager Plattform auszutauschen und gemeinsam Datenqualitätsprobleme zu beheben.

So wird die Effizienz der Arbeit gesteigert, die Datensätze können schneller vervollständigt werden und erreichen somit auch schneller die Handelspartner.

Wie kommen die Daten denn dann zum Handelspartner?

Auch die Datenübermittlung an die Empfänger war in der Vergangenheit ein nicht unerhebliches Problem für unseren Kunden. Mit SyncManager ist es nun aber möglich, ganz verschiedene Wege der Datenlieferung parallel zu beschreiten.

Ziel war natürlich auch für die Datenübermittlung einen möglichst hohen Grad der Automatisierung zu erreichen. Unser Kunde kann jetzt mit wenigen Klicks seine Artikeldaten in das GDSN laden. Dort stehen die Daten dann allen Handelspartnern zur Verfügung, die ebenfalls an das GDSN angeschlossen sind.

Aber auch Datenempfänger, die nicht das GDSN nutzen, sind für unseren Kunden erreichbar, indem er entweder andere standardisierte Messaging Plattformen (z.B. BMEcat) nutzt oder individuelle Kommunikationskanäle (z.B. via AS2) zu seinen Handelspartnern einrichtet. Und für Datenempfänger, die ebenfalls SyncManager nutzen, reicht bereits eine Veröffentlichung der Daten innerhalb der Plattform.

Unser Kunde spart also Zeit und Kosten für unnötige empfängerspezifische Datenpflege. Darüberhinaus gewinnt er Geschwindigkeit, da er aus nur einem Tool heraus jeden neuen Kommunikationskanal schnell bedienen kann.

Sind Stammdaten nun also doch sexy?

„Stammdaten sind nicht sexy“ – das hat sicher jeder, der sich im Schwerpunkt mit dem Thema Stammdaten beschäftigt, schon
einmal gehört. Bedenkt man aber, welche Herausforderungen heute mit Stammdaten verbunden sind, welche Standards und rechtliche Bestimmungen es zu erfüllen gilt und was für einen unternehmerischen Mehrwert Stammdatenmanagement mit sich bringt, dann verwundert diese Aussage schon ein bisschen.

Sind Stammdaten sexy? Mit der richtigen Lösung, die das Stammdatenmanagement einfach macht und direkt zur Wertschöpfung beiträgt, für mich ein ganz klares JA!